Válts e-Számlacentrumra!

Digitális világunkban természetes igény, hogy az elavult papírszámla helyett, interneten keresztül, elektronikus adatcserével, hiteles elektronikus számlát lehessen kibocsátani és befogadni.

Az e-Számlacentrum egyszerű és integrált megoldás a kimenő és bejövő számlák kezelésére, tárolására. Biztosítja a teljes körű kötelező adatszolgáltatást NAV felé, mind a belföldi, mind a külföldi kimenő- és beérkező számlák esetében. Felhasználóbarát és könnyen kezelhető, irányítópultos felülettel rendelkezik. Biztosítja a több felhasználós, több szervezetes működést.

Az e-Számlacentrum jelentős költségmegtakarítást jelent az Ön cégének, környezettudatos és innovatív megoldás.

Bevezetés E-számla küldése E-számla fogadása
Hivatalos honlap

A bevezetéséről

Rugalmas, egyénre szabható folyamatok kialakításával megoldható a gyors átállás. Egy kézben tartjuk a megoldást és garanciát vállalunk az integrációért. Komplett szolgáltatást nyújtunk, amivel levesszük az Ön válláról a beruházási- és üzemeltetési terheket.

Az e-Számlacentrum megoldás kétféleképpen vehető igénybe:

SZOLGÁLTATÁSKÉNT

Egy távoli biztonságos szerveren fut az alkalmazás, ahova továbbítódnak és tárolódnak a számlák. Nincs beruházási költség.

ÜGYFÉLHEZ TELEPÍTVE

Lehetőség van egy e-Számlacentrum szerver telepítésére az Ügyfélhez is. Ezt azoknak javasoljuk, akik fokozottabb biztonsági intézkedéseket kívánnak eszközölni, és el szeretnék kerülni, hogy a számláik az interneten keresztül jussanak el címzettjükhöz. Ez a megoldás azonban üzemeltetési terhet ró a megrendelőre.

Az e-számla küldése

Számlázás

A meglévő számlázó rendszerben készül el a számla és nyomtatáskor választható az elektronikus számlanyomtatás lehetősége.

Hitelesítés

Az e-Számlacentrum az elkészült fájlt digitális aláírással hitelesíti, és időbélyeggel látja el.

Számlaküldés

Az elkészült elektronikus számlákat az e-Számlacentrum automatikusan továbbítja a számla címzettjének, aki a számla elkészítéséről e-mailben értesítést kap és biztonságos kapcsolaton keresztül töltheti le számláját a rendszerből.

Tárolás, visszakeresés

A számlakészítés folyamatát, az értesítő e-mail és a számla letöltésének státuszát, valamint a számla bizonyos adatait az e-Számlacentrum rögzíti. Így a későbbiekben a teljes folyamat ellenőrizhető, visszakereshető.

Az e-számla fogadása

Érkeztetés

A szállító az általa kibocsátott elektronikus számlát interfészen keresztül vagy manuálisan fel tudja tölteni az e-Számlacentrumba, az Ön postafiókjába.

Feldolgozás és kontírozás

A számlán tartalmi, szintaktikai és autentikációs (érvényes időbélyeg + aláírás) ellenőrzés történik. Választható, hogy az elektronikus számla könyvelését egy csatolt mellékletben, azaz az eredeti számlához külön csatolva, elektronikus formában szerepelteti-e, vagy csak az e-Számlacentrum alkalmazásból kívánja megtekinteni a kontírozási lapot.

NAV adatszolgáltatás

A NAV által meghatározott XML fájl előállításra kerül.

Tárolás

Az e-Számlacentrum az elektronikus számlák tárolása során biztosítja az utólagos módosítás lehetőségének kizárását. Védelmet nyújt a törlés, a megsemmisítés és sérülés ellen. Biztosítja, hogy az elektronikus számlákhoz csak a jogosult személy férhessen hozzá.

Válts e-Iktatóra!

Az üzleti folyamatok alapját az információk képzik, amik különböző dokumentumok formájában jelennek meg. Jelentős költség és idő a papír alapú dokumentumok hatékony nyilvántartása, tárolása, megfelelő helyre eljuttatása.

Az e-Iktató segítségével elektronikus útra terelhetők a dokumentumkezeléshez kapcsolódó folyamatok, gyorsabbá válik a keresés, a dokumentumok nyomon követhetővé válnak, tárolásuk és továbbításuk leegyszerűsödik. Egyedi, testreszabott elektronizált számla jóváhagyási folyamat alakítható ki.

Az e-Iktató integrálható bármely szakmai rendszerhez, mind a bejövő, mind a kimenő oldalon.

Funkciók Dokumentumkezelés Jóváhagyás
Hivatalos honlap

Funkcionalitások

Dokumentumok összegyűjtése

• Vonalkód alapú dokumentum felismerés és kategorizálás
• Központi email címre érkező dokumentumok PDF-be konvertálása és automatikus átvétele
• Elektronikus számlák automatikus átvétele az e-Számlacentrumból
• Manuális dokumentum feltöltés.

Iktatás, Tárolás

Bejövő és kimenő számlák és egyéb dokumentumok (levél, határozat, fax, ajánlat, bankkivonatok, szerződések, e-mail-ek stb.) iktatása, dokumentum képek (szkennelt PDF) tárolása.

Átadás a szakmai rendszernek

Igény szerint az iktatást követően a számlák átadása a szakmai rendszer felé.

Számlaigazoltatás

Dokumentum típusonként egyedi jóváhagyási folyamat alakítható ki.

Visszakeresés

A dokumentum történetben az adott dokumentum teljes életciklusa megjeleníthető, az iktatáskor felvitt adatok, csatolmányok bármikor hozzáférhetőek.

Dokumentumkezelés

Papír alapú dokumentumok esetén

Az iktatás folyamata a papír alapú dokumentumok esetében a dokumentum vonalkóddal való ellátásával kezdődik. A dokumentumokat ezt követőn be kell szkennelni és az Iktató Postázójába be kell tölteni. Az iktatóban a vonalkód alapján beállítható az adott vonalkód formátumhoz tartozó dokumentum típus. A postázóba való betöltést követően lehet az adott dokumentumot iktatni.

Központi e-mail címre érkezéskor

Az elektronikus formában érkezett dokumentumok esetében, amennyiben a dokumentum nem PDF formátumban van, úgy az iktatás első lépése a dokumentum PDF-be való konvertálása. Ehhez az e-Iktató által használt PDF konvertert kell futtatni, ami automatikusan a megfelelő könyvtárba menti a dokumentumot.

E-számlák átvétele az e-Számlacentrumból

Az e-Számlacentrumból az elektronikus számlák a tartalmi, szintaktikai és autentikációs ellenőrzést követően PDF + NAV XML formátumban automatikusan áttöltésre kerülnek az e-Iktatóba.

Manuális feltöltés

Az e-Iktató lehetőséget biztosít arra is, hogy a felhasználók manuálisan töltsenek fel dokumentumokat az e-Iktató Postázójába.

Jóváhagyás

Az e-Iktatóban lehetőség van az egyes dokumentumokhoz egy- vagy többszintű jóváhagyási folyamatot is beállítani. A rendszer lelke egy rugalmasan definiálható, módosítható workflow motor. A dokumentum életciklusát ez vezérli az iktatástól a lehetséges végstátuszokig.

Az egyes döntési csomópontokhoz felelős vagy felelősök vannak rendelve, akik eldönthetik, hogy az előre definiált státuszok megadásával merre menjen tovább a folyamat. Minden csomópontban megadható, hogy kik, milyen jogosultsággal érhetik el a dokumentumot, milyen adatokat szerkeszthetnek, esetleg milyen helyettes döntéshozóknak adhatják át az iratot.

Válts e-Irattárra!

Az üzleti folyamatok alapját az információk képzik, amik különböző dokumentumok formájában jelennek meg. A papír alapú dokumentumok elektronizált formája hiteles eredeti példány lehet, amennyiben a jogszabályi előírásoknak megfelelően történik az elektronizálás.

Az e-Irattár egy szolgáltatás alapú archiváló rendszer, amely a jelenleg hatályos jogszabályoknak megfelelően alkalmas dokumentumok elektronikus archiválására, tárolására és megőrzésére.

Archiválás Integráció Keresés Biztonság
Hivatalos honlap

Archiválás szabályai

Az archiválás szabályait figyelembe véve a dokumentumok abban az esetben archiválhatók és tárolhatók elektronikusan, ha az archiválás pillanatában a dokumentum elektronikus lenyomata időbélyeggel van ellátva, illetve a szükséges meta adatok az archiválásra vonatkozóan megadásra kerültek. Az archiváláskor megadandó adatok köre egy részről a törvényben meghatározott adatokra terjed ki, de az adatok köre bővíthető, így címkézési lehetőséget is tudunk biztosítani.

Integráció

Az e-Irattár lehetőséget biztosít az e-Iktatóból, az e-Számlacentrumból, illetve külső forrásból történő adatfogadásra és archiválásra. Az archiválás és a meta adatok megadása előbbi két termék esetében automatikus, az innen érkező dokumentum hiteles archiválása interfészen keresztül történik.

Az e-Zóna csomag termékeinek együttes használata azért is előnyös, mert így az e-Számlacentrumban és az e-Iktatóban csak az aktuális adatok vannak eltárolva, ami nagy tömegű adat esetén jelentős kapacitás megtakarítást, illetve gyorsabb keresést és feldolgozást eredményez.

Keresés

Az e-Irattárban egyszerű és összetett kereséseket lehet végezni az archivált adatokra, a NAV felé az archivált adatokról az adatszolgáltatás innen biztosítható. A dokumentumok címkézésének lehetősége biztosítja az összetett és bonyolult keresések futtatását is, amelyet egy komplex keresőmotor támogat a gyors és nagy tömegű adatkinyeréshez.

Biztonság

Az e-Irattár megoldásunk rendkívül fontos eleme a biztonságos adattárolás illetve az adattovábbítás. A központi e-Irattár szolgáltatás fizikai eszközei (hardver) biztonságos szerverparkban vannak elhelyezve, az adatáramlás pedig szabványos titkosított (https) csatornán keresztül történik. Fontos kiemelni, hogy az e-Irattár szolgáltatás igénybevételéhez nem szükséges licenszeket, illetve egyéb hardver és szoftver beruházásokat eszközölni, a felhasználó csak a tényleges használat után fizet.